近年、導入企業が増えている最新の人事労務システム、HRテクノロジーは従前の業務システムとどう違うのでしょうか。
前編では移り変わる事業環境に柔軟に対応でき、業務効率アップが図れるHRテクノロジーの概要や特徴を紹介します。
HRテクノロジーとは
HR（human resource）とは「人材」を意味し、HRテクノロジーは「人事・労務まわりの業務処理を効率化するITシステム」を指します。
はじめに、HRテクノロジーがカバーする人事労務の業務と関係性を整理し、 次いで人事と労務の各分野の代表的なHRテクノロジーを紹介します。
人事労務 とHRテクノロジーの関係
人事との関係性
人事業務とは、従業員の処遇や育成に関わる業務です。平たく言うと、採用活動や教育、人事評価など、能力を基準にした人材管理のことです。
これらは人の判断が重要になるため、システム化は判断の補助となる「データ活用」が中心です。
たとえば、資格やスキル、経歴、上長評価などを記録して、部門を超えて情報共有・活用していけるといいでしょう。
労務との関係性
労務とは、雇用や労働者に関する事務を指します。
労働者を雇用すると、労働管理以外に報酬算定や福利厚生などの付随事務が発生します。
労働保険など法令で義務づけられた手続きや、健康保険などの対外事務、また自社独自の規定にともなう事務もあります。
労務は労働者ごとに個別処理が必要な煩雑さがあります。
しかし、特定の規定（ルール）に則り処理されるため、システム化と相性が良く、多くの企業に取り入れられています。
代表的なHRテクノロジー
ここではHRテクノロジーの活用が進む労務分野のシステムを中心に、人事分野に広まりつつあるHRテクノロジーも合わせて確認します。
労務分野
ソフトウェアを開発する場合、人的資源に加えて資金も必要ですが、有能な人材を登用し、多くの資金を投じる余裕は、中小企業には残念ながらありません。
限られた資源を有効活用し、早期に効果を得るためには、クラウドサービスなどのアウトソーシング手法を利用することも有効な方法です。
給与計算システム
給与計算システムは従業員の給与に関わる事務処理を効率化するシステムです。
給与は毎月支給されるため、月の特定時期に事務が集中します。
しかも勤務体系や各種保険料、税金計算などを考慮しなくてはならず、煩雑かつ個別に計算が必要なのも負担です。
しかし、システム化できれば見違えるほど事務を効率化できます。
近年は給与明細の電子化による配布事務の削減も一般化しつつあります。
年末調整
企業は従業員の納税に関わる事務代行を事実上課されており、年末調整もその一つです。特に年末調整事務は申告書類の配布や従業員による記入、回収作業があり、非常に負担がかかる業務です。
年末調整事務を完全電子化すると、用紙配布の自動化や、提出状況・回収漏れの確認など、担当者の負担を大きく削減できます。
勤怠管理システム
勤怠管理システムとは、勤怠管理業務を電子化するもので、単なるタイムカードのデジタル化にとどまりません。
労働時間の集計、休暇等の申請、シフト管理など、手間のかかる処理を効率化します。
最近では、従業員の超過勤務抑止のため事前警告機能がついたシステムもあります。これにより、企業の管理負担を軽減し、健全な労働環境を整えられます。
労務管理システム
労務管理システムとは、雇用にともなって企業に課せられる手続きの処理を効率化するシステムです。
規定の書類のやり取りを電子化し、業務を効率化するのが主な機能です。
具体的には、入退社時の手続きや各種申請の電子化、従業員情報の登録と書類への自動反映ができます。
従業員情報にはマイナンバーも含まれ、マイナンバーの収集・管理も安全に行えます。
人事分野
採用管理システム
採用管理システムとは、採用プロセスをシステムで一元化し、効率化を図るシステムです。応募者情報の管理のほか、面接日程の予約・調整、AIを活用した判断支援も行われています。
働き方改革による効率化のため、企業に採用業務の外部委託やシステム導入の動きがみられます。
タレントマネジメントシステム
タレントマネジメントシステムとは、「人材」管理システムです。
従業員のスキルや業務経験など、人材としての情報をシステムに集約し、組織横断的な情報活用、最適配置・登用の判断支援、教育研修に役立てます。
人材の判定基準やルール化、また状況変化への対応など課題はありますが、人材リソースの情報一元化・社内共有ができる「人材活用支援ツール」として一定の役割を果たしています。
HRテクノロジー活用は時代の要請
働き方改革の推進
HRテクノロジーは働き方改革の課題を解決する有力な手段です。
昨今の人手不足と、働き方改革の労働時間削減により、今ある仕事をこなすのに手一杯で将来の展望を描けない、そんな負のスパイラルの打開策が「HRテクノロジー」です。
HRテクノロジーの活用で、紙の書類を介する手間と負担の削減、進捗の見える化による能率化が図れます。
HRテクノロジーは、人員の追加や多額の投資をしなくても、人事労務の業務を格段に効率化できるのです。
テレワーク推進
パンデミック時のBCP（事業継続計画）対応の手段として、HRテクノロジーを活用する方法もあります。
特に労務の手続きをHRテクノロジーでペーパーレス化すると、テレワークでも対応が可能になります。
人事では採用や人材教育の分野で、会社説明会や一次面接、座学や集合研修を、オンラインで開催するのも珍しくなくなっています。
今後の情勢は予断を許しませんが、悪天候による計画運休など、アフターコロナ後の突発的な業務停止リスク対策としても有用です。
HRテクノロジーの強み
導入におけるコストメリット
現在のHRテクノロジーは「SaaS」というクラウドサービスが主流です。これは導入の条件やコストが低めで手軽に導入しやすいものが多いです。
以前は、業務改善ソフト導入にソフトとハード両面の構築が必要で、数百万円単位のコストがかかることもザラでした。そのため、導入のハードルが高すぎて現実的でないと考える企業も少なくありませんでした。
しかし今ではSaaSのHRテクノロジーの選択肢があり、初期費用が無料、もしくは低料金で導入できるものがほとんどです。中小企業でも導入できるようになったのは画期的といえます。
多拠点・テレワーク対応
クラウドサービスのHRテクノロジーは、インストール型のパッケージソフトに比べて利用環境の柔軟性があります。
パッケージソフトはインストールしたパソコンや会社のサーバーでしか使えません。原則、本社か、支店など安全なネットワーク環境がないと利用困難です。
これに対し、クラウドサービスのHRテクノロジーは特別なネットワークの構築が不要です。インターネット環境さえあれば利用でき、小規模の拠点やテレワークでも業務が行えます。
高度な専門知識は不要に
クラウドサービスのHRテクノロジーは従来型のパッケージソフトと違って、高度な専門知識がなくても使えるように配慮されています。
パッケージソフトは一度入れると更新は難しく、一定の専門知識を前提とした操作画面と、項目の細かい設定が必要でした。一方、HRテクノロジーは随時更新が可能です。つまり、制度改正があれば即日に自動反映し、ソフトの使い勝手も随時改良されます。したがって高度な労務知識がなくても扱えるようになってきています。
