＜はじめに＞電子化の実現で、業務効率が大幅に改善！
「1970年代以来ずっと、日本の労働生産性は先進国のなかで最下位」。残念ながら、そんな記事やフレーズをよく目にします。なかでもホワイトカラーの生産性向上は日本企業の大きな課題とも。業務の電子化やデジタル化の推進は、ホワイトカラーの生産性向上のカギであり、給与明細の電子化もその一つです。
毎月のルーチン業務でありながら、個人情報保護などで手間のかかる給与明細の発行は、電子化することで、業務の効率化に大きな効果を望めます。
「従業員からの同意」や「社内システムとの連携」など課題はあるものの、ポイントさえ押さえれば、デジタル化は意外と簡単です。あきらめずにチャレンジし、管理部門の生産性アップを実現させましょう。
スムーズな同意のための3つのポイント
給与明細電子化における最大の難関は、何といっても従業員からの同意を得ることです。これができなければ前に進むことはできません。
ここで、従業員から同意をスムーズに得るための3ステップを紹介していきます。
STEP1「給与明細の閲覧方法を確認」
ウェブ給与明細システムを導入した場合、従業員は給与明細をメールやシステムへのログインによって確認することになります。すべての従業員がWebにアクセスできる状態かどうかを確認しましょう。
アクセスできない社員がいる場合は、個別対応できる機能を持ったシステムを選ぶなどして、従業員全員が無理なく給与明細電子化に移行できる環境を整えましょう。
また給与明細をメールで送付する場合は、事前に全従業員のメールアドレスの収集が必要となり大きな負担となるため、メールアドレスがなくても初期設定ができるシステムを選ぶと便利です。
STEP2「セキュリティについて説明する」
従業員のなかには、個人情報がクラウド上で保管されることに対して不安を抱く人もいるかもしれません。安心して同意してもらうためには、セキュリティなど安全性をしっかりと説明する必要があります。
- 通信が暗号化されているかどうか。
- システムのサーバーは常時バックアップをとっているかどうか。
- 退職者の閲覧制限が可能かどうか。
これらをしっかりとチェックし、安全性を確かめたうえで、自信を持って従業員への説明を行いましょう。
STEP3「同意書の受け取り方を決定」
いよいよ同意書の受け取りです。同意書の受け取り方法は「紙書類」と「システム上」の2種類があります。
従業員が多い場合は、紙書類でのやりとりだと時間や手間がかかりますし、なかには書類を紛失したりせっかく記入しても提出を忘れたりするケースも出てくるかもしれません。
システムの場合は、紙書類のようにプリントアウトや配布・回収の必要がないので、従業員・担当者共に手間や負担が少なくて便利です。
シスプロからリリースしている「ペイスリッププロ」なら、「同意ボタン」をクリックすることで簡単に同意書の受け取り作業を完結できます。
もしも従業員から同意が得られなかったら？
なかには新しいシステムの導入に不安や不信感を抱くなど、すべての従業員から同意を得られないというケースがあるかもしれません。ですが給与明細の電子化を果たすことで企業にとっても従業員にとっても、大きなメリットが得られるのです。同意を迷っている従業員がいれば、きちんと話し合いを持つなどして、同意を得るようにしましょう。その際、以下の3つがポイントとなります。
POINT1「違法ではないことを説明する」
税制上、給与明細をWebシステムやメールなどを使って電子データで配布することは平成18年度から承認されています。また労働基準法では、給与明細の配布自体を義務付けていません。給与明細を電子化し、ペーパーレスで配布することは、法律上全く問題がないのです。
ただ所得税法では、給与明細の電子化には従業員の同意をとることが条件づけられています。
POINT2「スマホやパソコンを持っていない場合の対応」
スマホやパソコン、携帯がなく、電子化した給与明細にアクセスできる端末を持っていないという従業員には、個別に印刷したものを受け取れることを説明しましょう。
ただ、実際に該当者が支店など本社以外の場所で勤務している場合には、本社から郵送するなどで、結局コストや手間がかかってしまうので、システム上で所属する部署の上司などに管理者権限を与えて、給与明細を印刷・手渡しするのが効率的です。システム選びの際にはそうした機能があるかどうかもチェックしましょう。
POINT3「メールアドレスを開示したくない人がいる場合」
アルバイトやパートなどの従業員が多い場合は、メールアドレスを開示したくないという人もいます。こういうケースでは、本人が自分でメールアドレスを入力して、登録できるシステムが有効です。「上司にプライベートのメールアドレスを知られたくない」といった問題を解決できますし、また担当者が従業員から受け取ったメールアドレスが書かれた書類を紛失してしまうというリスクも防ぐことができます。
「給与明細の電子化」のメリットを整理！
給与明細の電子化は、業務の効率化やコストカットなど管理部門にとって大きな利益がある一方、従業員にとっても様々な利点があります。従業員と管理部門、それぞれのメリットについて整理しました。
従業員のメリット
- 給与明細を紛失してしまうリスクが減る。
- システム上で過去の明細が保存されるので、自分で保管する必要がない。
- インターネットに接続できれば、いつでもどこでも給与明細が確認できる。
管理部門のメリット
- 印刷、封入・封かん、発送などの業務コストを削減できる。
- 印刷費や郵送料を削減できる。
- 確認や廃棄作業の時間短縮になる。
- 保管スペースが不要になる。
- 廃棄の際のシュレッダー作業がなくなる。
シスプロのペイスリッププロなら、かゆい所に手が届く！
株式会社シスプロのWeb給与明細システム「ペイスリッププロ」は、担当者様の負担を最大限に軽減できるように配慮されたシステムです。例えばこれまで紙での給与明細発行に2人で1週間程度かかっていた作業でも、ペイスリッププロなら2人で約1時間程度もあれば完了できます。業務効率がアップし、作業時間の大幅な短縮が実現でき、単純作業から解放されて、人事や総務といった本来の作業に専念できます。
また同意作業もシステムから簡単に完了でき、さらに幅広い給与計算ソフトと連動できるなど、担当者様のかゆい所に手が届く、便利な設計で、多くの管理部門から高い評価をいただいています。
シスプロの「ペイスリッププロ」が選ばれる理由
- 操作がカンタン
- 従業員様への同意書の配布・回収をシステム上で完結できる。
- 従業員様のメールアドレスはシステム上で本人が登録できる。
- 各事業所の責任者に明細閲覧権限を付与し、現地で明細の印刷・手渡しができる。
- 退職者のアクセス制限機能がある。
- 資料添付機能など、無料で使えるオプションが豊富。
- 便利な「おしらせ機能」で、年末調整など各種の通知ができる。
- 堅牢なデータセンターで個人情報を全て暗号化して管理。
- 通信は全てSSL暗号化され、セキュリティ対策も万全。
- サーバーのバックアップを定期的に実施。
- ほとんどの給与計算ソフトと連動できる。
- 初期費用は0円！月額基本料は3,000円とお手頃。
無料で30日間お試しいただけますので、ペイスリッププロの快適で便利な機能をぜひご実感下さい。
＜最後に＞業務効率のアップに給与明細の電子化は不可欠！
作業時間の短縮やコスト削減など、たくさんのメリットを生む給与明細の電子化は、もはや企業にとって必須課題とも言えます。
ただし従業員の同意を得ることが必要となるため、ここで挫折してしまう企業が多いようです。そこで今回の記事では、給与明細の電子化の秘訣となる、「従業員の同意」に関する話題を中心にご紹介しました。
給与明細の電子化で、業務の効率化やコスト削減を実現し、管理部門の生産性の向上や企業力の強化につなげてください。
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