＜はじめに＞請求書管理は、電子化してクラウドでの管理がオススメです！
ここ数年のビジネスシーンでは、書類をデジタルデータで保存し、ペーパーレスで管理していく流れが加速しています。経理部門においてもその傾向は例外ではなく、これまで紙を使ってやりとりをしていた請求書も、「電子請求書」や「web請求書」と呼ばれるデジタルデータでの送付・受領、管理が主流になりつつあります。
電子化することで、これまでかかっていた請求書の印刷や封入にかかる人的コストや切手代などの郵送コストもカットできるうえ、紙よりも効率的に管理・保存でき、処理業務の負担を大きく減らすことができます。
ただ、これまでずっと紙で行ってきた請求書業務をいきなり電子化するのは何かと不安という方も多くいらっしゃるのではないでしょうか？
そんなお悩みをお持ちの方々へ、ここでは請求書業務の電子化についての基礎知識やメリット、さらに簡単・確実にデータ化を始める方法などについてご紹介させていただきます。みなさまの業務の効率化にぜひお役立てください。
まずは請求書の種類について再確認しましょう
請求書と一口に言っても、大きくは2種類あり「取引先に送った請求書の控え」と「取引先から送られてきた請求書」に分かれます。
それぞれを日付け別や取引先別でファイリングし、さらに1事業年度ごとにまとめて綴じていくのが一般的です。したがってこれらを紙の書類で保存しようとすれば、年々請求書の束は増えていくことになり、膨大な用紙とファイル、そしてたくさんの保管スペースが必要になってしまいます。
ですがこれらをデジタルデータにして保存すれば、紙やファイルといった物理的なコストは抑えることができるうえ、保管スペースも不要になります。また過去の請求書を探す際も、席を立って保管室や書類棚まで行く必要はなく、PC上で必要な書類を見つけることができるので、作業効率もアップします。
請求書をデジタルデータで保管しても法的に問題はない？
請求書は取引の証拠となるものなので、法律上その保管が義務付けられていて、領収書や納品書と同じように「証憑（ひょう）書類」と呼ばれています。
以前、これらの証憑書類は紙による原本保存が必要とされていましたが、1998年7月に施行された「電子帳簿保存法」により「総勘定元帳・仕訳帳・補助元帳」等についてはデジタルデータでの保管が認められ、さらに2005年に施行された「e-文書法」に基づき、請求書をはじめとする取引関連の書類についてもデジタルデータで保管することが可能となりました。これらのデジタルデータはどんなデータ形式でもいいというわけではなく「紙文書をイメージスキャナなどで電子化した文書」と定義づけられていて、一般的にはPDFやJPEGなどが使われています。
ただしここで注意が必要なのは、請求書などの証憑書類を紙からデジタルデータでの管理に変更する場合、その3カ月前までに税務署への申請を済ませておかなければなりません。またその際には、下記の保存要件などをクリアする必要があります。
※下記国税庁発行書類の「適用を受けるための要件は？」
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0018004-061_01.pdf
請求書の保存期間は法律で定められています
取引先から受け取った請求書には、所得税法や消費税法、法人税法などにより保管の義務が定められていて、その期間は個人事業主は5年、法人の場合は7年となっています。
（国税庁HP：https://www.nta.go.jp/publication/pamph/koho/kurashi/html/01_2.htmより）
ただし個人事業主の場合でも消費税の課税事業者であれば7年間の保管が必要です。
この保管期間の起算方法についても注意が必要で、請求書に書かれている発行日から数えるのではなく、事業年度の確定申告書提出期限の翌日が起算点となり、この日から5年間ないしは7年間の保存が求められます。ただ、平成30年4月1日以後は、欠損金が生じた事業年度については、請求書を含む帳簿書類10年間保存しておく必要があります。
（国税庁HP：https://www.nta.go.jp/m/taxanswer/5930.htmより）
一方で、自社から取引先に送った請求書の控えは保管の義務はありませんが、取引先から入金があったかどうかなどの確認をするために、やはりきちんと整理して保管しておくことをおすすめします。
デジタルデータでの保管なら、分類も簡単
請求書を管理するうえで、大切な作業の一つが分類です。取引先から受け取った請求書をひとまとめにしてしまうと、どの請求書の支払いが完了しているのかがわからなくなり、支払い漏れの原因にもなってしまいます。そうならないためにも、受け取った請求書は「未確認」「支払い可能（未払い）」「支払い済み」の3つに分類するのがおすすめです。
デジタルデータで管理する場合も同様で、この3つのフォルダや保管先を作成しておき、取引先から来た請求書はまず「未確認」のフォルダに入れて請求書の金額など記載内容を確認し、間違いがなければ「支払い可能（未払い）」のフォルダへ移動します。この際、支払い期限の迫っているものから順に並べておくと、処理の優先度が分かりやすくなり安心です。そして支払いが終わった請求書は「支払い済み」のフォルダに移して保管します。
このように分類しておくことでこれから支払うべき請求書が確認しやすく、支払い漏れなどが防げます。また自社が発行した請求書についても「未入金」「入金済み」に分類して管理すれば、未回収の請求が一目でわかり、回収漏れをなくすことができます。
さらに支払いや回収が済んだ請求書は「月別」もしくは「会社別」で分類して管理するのが一般的です。月別で管理する場合は、各月の支払い額や回収額が確認しやすく、月々の金額の変化が把握できるのがメリットです。また取引先別で管理をする場合は、企業ごとの取引規模が把握しやすくなります。
こうして細かく分類していても、デジタルデータで管理していれば全体像を俯瞰しやすいうえ、検索機能を使って必要な請求書をすぐに探し出すことができるため、とても便利です。
クラウドツールを使えば請求書管理の効率的が実現します。
ざっと請求書の基礎知識や管理方法、電子化についてご紹介してきました。
では最後に、請求書をデジタルデータで管理するメリットについてまとめてみましょう。
＜請求書を電子化するメリット＞
- プリントアウトや封入などの人的コストをカットできる
- 郵送費が不要になる
- 保管スペースを確保しなくていい
- 請求書の分類・保管が簡単にできる
- 必要な請求書を検索機能で素早く探し出せる
などがデータ管理の魅力として挙げられます。
これまでかかっていたコストのカットが可能なうえ、業務効率のアップが期待できるなど、やはり請求書はデジタルデータで管理するのがおすすめです。
またデジタルデータで保存した請求書は、専用のクラウドツールを利用して管理すると大変便利です。こうしたツールは請求書の発行から取引先への送付（またはダウンロード）および請求書の受け取りができ、支払い後や入金後も請求書データを分類・保管できるようになっています。
＜一般的なクラウド型請求書管理ツールでできること＞
- 請求書の作成
- 発行した請求書のアップロード（受け取り企業がダウンロード）
- 請求書データの分類・保管
- 発行した請求書の入金管理
- 顧客管理
など。
メーカーによって機能や料金が異なるので、自社の月々の請求・被請求件数や取引先企業の件数、ご予算などさまざまな条件と照らし合わせ、最適なものを選びましょう。
当社でも請求書のクラウド管理ツール「イーメイサイプロ」を開発・提供しています。
請求書を発行する側・受け取る側、ともに業務の効率化につながる仕組みになっていますので、ツール選定の候補として検討していただけると幸いです。無料の体験版もありますので、ぜひ一度お試し下さい。
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